Top 5 Best Practices zur Rechnungsschreibung

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Rechnung, Ecommerce

Die Abrechnung ist ein entscheidender Teil jedes Verkaufs und es ist verlockend zu glauben, dass Sie nur die Online-Zahlung entgegennehmen und PayPal die Verwaltung überlassen können. Aber es dauert nicht lange, bis das Fehlen eines ordnungsgemäßen Rechnungsprozesses zu schmerzen beginnt.

Die fortlaufende Nummerierung, die Berechnung der fälligen Steuern und die Zuordnung von Transaktionen zu den richtigen Konten werden schnell zu einer Herausforderung.

Nachfolgend finden Sie die Top 5 Best Practices für die Rechnungsstellung sowie wichtige Überlegungen zur Verwendung der Rechnungsstellung als Mittel zur Vermarktung Ihres Unternehmens, zur Beschleunigung von Zahlungen und zur Verbesserung Ihres Cashflows:

1. Automatisieren Sie die Rechnungsschreibung

Wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen unterschiedlicher Art mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen oder in mehr als einem Staat verkaufen, kann die Verwaltung der Mehrwertsteuer oder Verkaufssteuer komplex, fehleranfällig und potenziell kostspielig werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die Möglichkeit haben, Ihre Rechnungsschreibung zu automatisieren.

2. Verwenden Sie die Multi-Channel-Verkaufsfakturierung

Nur wenige Online-Händler verkaufen über einen einzigen Vertriebskanal. Da Webshops, Marktplätze und andere Integratoren für die meisten Unternehmen wichtige Wege zum Markt darstellen, kann die Verwaltung des Abrechnungsprozesses erfordern, dass Sie sich bei mehreren Systemen anmelden, um Ihre Bestellungen zu verwalten. Jedes System funktioniert anders und dies führt zu Zeitverschwendung, Verwirrung und Fehlern. Wenn dies zu einer Herausforderung wird, ziehen Sie eine Softwarelösung in Betracht, die sich mit all Ihren Webshops, Marktplätzen, Kurierdiensten, gängigen Buchhaltungssystemen und anderen gängigen Softwaresystemen verbindet und es Ihnen ermöglicht, von einer einzigen Schnittstelle aus zu arbeiten.

3. Bezahlmethoden integrieren

Die Bereitstellung weiterer Zahlungsmöglichkeiten ist immer eine gute Möglichkeit, die Zahlung zu beschleunigen, da es Ihren Kunden die Optionen gibt, die sie möglicherweise benötigen, um ihren eigenen Cashflow zu verwalten. Paypal ist die Standardeinstellung für eBay und Amazon verwaltet Zahlungsmethoden effizient für Sie, aber Rechnungen, die für Ihren Webshop erstellt werden, sollten Alternativen bieten, einschließlich gegebenenfalls PayPal, Kredit- und Debitkarten und Banküberweisungen.

4. Automatisieren Sie Ihre Rechnungen

Rechnungsstellung ist Verwaltung. Die meisten Händler haben keinen Spaß daran und vermeiden sie aktiv. Aber die Rechnungsstellung ist nicht nur ein sehr notwendiges Werkzeug, das Ihnen das Geld liefert, welches Sie für den Erfolg und das Wachstum Ihres Unternehmens benötigen, sondern kann auch als einzigartiges und wesentliches Medium für die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden angesehen werden. Die Automatisierung des Prozesses nimmt Ihnen die harte Arbeit ab und verschafft Ihnen die Zeit, Rechnungen zu nutzen, um greifbare Geschäftsvorteile zu erzielen und wertvolle Kundeninteraktionen zu erleichtern.

5. Kommunizieren Sie Ihre Unternehmenspolitik

Ihre Rechnung kann die einzige Korrespondenz sein, die Ihr Kunde während der gesamten Transaktion von Ihnen erhält. Es bietet Ihnen also ein effektives Mittel, um Ihre Richtlinien und Verfahren in Bezug auf Zahlung, Rücksendungen, Datenschutz und mehr zu kommunizieren.
Ihre Richtlinien stellen einen Rahmen für die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Kunden dar und sollten in Form einer Vereinbarung oder eines Vertrags zwischen Ihnen und Ihrem Kunden niedergeschrieben werden, damit alle auf derselben Seite sind.

Je nachdem, aus welchem europäischen Lager an welchen Endkunden Sie liefern, sind die Steuersätze unterschiedlich. Hinzu kommt die Frage: liefern Sie (oder Ihr Verkaufskanal) direkt aus einem Ihnen zuzuordneten Lager oder liefert möglicherweise der Produzent direkt an den Endkunden. Auch hier kann sich die Steuerpflicht leicht in einen anderen Staat verlagern.

Wir beraten Sie, damit Ihr System korrekte Rechnungen für Sie erstellt. Denn die Umsatzsteuer ist die “teuerste” Steuer und Fehler in der Rechnungsschreibung können zu unliebsamen Folgen führen: Wer in einer Rechnung (falsche) Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese dem Finanzamt, auch wenn sie unrichtig oder unberechtigt ausgewiesen wurde.

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